آیا می دانید ارجاع نامه ها در نرم افزار اتوماسیون اداری دارای چه گزینه هایی می باشد؟

1. در چه صورت ميتوان پس از ارجاع يك نامه آنرا در درون كارتابل نامههاي دريافتي خود حفظ كرد؟

 چنانچه نسخه اصل نامه ارجاع نشود یعنی هنگام ارجاع گزینه رونوشت را انتخاب نمایید، نامه همچنان در داخل کارتابل نامههای دریافتی  باقی خواهد ماند.

2. تفاوت ميان رونوشت و رونوشت مخفي در چيست؟

گیرندگان رونوشت و اصل در هنگام پیگیری مشاهده می شوند ولی گیرندگان رونوشت مخفی برای دیگرگیرندگان نامه قابل پیگیری نیستند.

3. تفاوت كليد «ارجاع» و «ارجاع و انتقال» در داخل پنجره ارجاع چيست؟

کلید ارجاع و انتقال علاوه بر ارجاع نامه آنرا به زیرپوشه دلخواه شما منتقل می کند و از این طریق همراه ارجاع برای خودتان دسته  بندی می شوند. در حالی که کلید ارجاع تنها عمل ارجاع را انجام می دهد و نامه به کارتابل نامههای ارجاع داده شده منتقل می شود.

4. آيا ممكن است در ارجاع يك نامه چند گيرنده اصل وجود داشته باشد؟

 چنانچه اقدام کننده برروی نامه بیش از یک نفر باشد آنگاه نامه دارای بیش از یک گیرنده اصل خواهد بود

          5. آیا ممكن است در ارجاع يك نامه گيرنده اصل وجود نداشته باشد؟

چنانچه ارسال نامه فقط بصورت رونوشت باشد، سیستم با اعلام این مطلب با وجود ارسال رونوشتها به گيرندگان اجازه خروج نسخه اصل را از داخل نامههای دریافتی نخواهد داد.

          6. در صورت فراموش کردن Hotkeyهاو یا پاراف ها خود در سیستم در هنگام ارجاع چه باید کرد؟

جهت استفاده از این لیست در هنگام ارجاع کافیست دو کلید :Ctrl+F1را بفشارید، تا لیست Hotkeyهايموجود ظاهر شود و برای انتخاب هریک از آنها کافیست روی پاراف موردنظر DoubleClickکرده و یا با کلیک بر روی کلید  و سپس Double clickپاراف مورد نظر خود را انتخاب نمایید.

      7.مفهوم مهلت در زمان ارجاع چیست؟

در صورتی که بخواهید برای گیرنده ارجاع خود مهلت تعیین کنید می توانید مهلت را از پنجره ارجاع انتخاب و تاریخ و زمان مهلت را تعیین کنید، گیرنده آن تا زمان تعیین شده توسط شما مجبور به پاسخگویی و یا قرار دادن یک یادداشت عمومی بروی آن می باشد. و در غير اين صورت سيستم به گيرنده و فرستنده اخطار می دهد.

       8.آيا امكان ساخت گروه هايي از گيرندگان ارجاع در داخل سازمان وجود دارد؟

بله، شما می توانید سمت هایی را که حجم بیشتری مکاتبه سازمانی (نامه، پیشنویس،...) با آنها دارید در درون گروههاي کارمندی شخصی خود قرار دهید و هر بار بجای جستجو در میان تعداد زیادی از اسامی سازمانی تنها نام گروه موردنظر خود را جستجو کنید. جهت ساخت گروه کارمندی شخصی کافیست مسیر زیر را طی کنید:

منوی شخصی/گروه کارمندی شخصی/اضافه / عنوان گروه/جستجوی کاربر مورد نظر و فعال کردن CheckBoxکنار نام وی /ثبت

       9.آیا امکان ذخیره پاراف ها/دستورات/هامش های متداول در داخل سیستم وجود دارد ؟

بله، شما امکان ذخیره کردن آنها از کلید F1تا F12را دارید و میتوانید از این موارد در کلیه TexBoxهای موجود

در سیستم استفاده نمایید. جهت ذخیره پاراف ها/ دستورات/ ها مش های متداول در داخل سیستم مسیر زیر را طی کنید:

منوی عمومی/تنظیمات شخصی/Hotkeyهای کاربر

       10.مراحل انجام صحیح ارجاع نامه چگونه است؟

لازمه انجام یک ارجاع صحیح حرکت صحیح در داخل پنجره ارجاع است. حرکت صحیح در پنجره ارجاع همواره از سمت

راست به چپ میباشد، جهت انجام یک ارجاع بدون اشکال مسیر زیر را به ترتیب طی کنید:

انتخاب دبیرخانه /انتخاب گیرنده (کارمند یا گروه کارمندی شخصی /گیرنده های مرتبط) /تعیین مهلت و اولویت ارجاع

جهت گیرنده /شرح پاراف ارجاع /در صورت لزوم استفاده از(قلم نوری-پیوست) /انتخاب نوع گیرنده (اصل-رونوشت-رونوشت

مخفی)

      11.چنانچه بخواهیم همراه با ارجاع مکتوب فایلی را هم بصورت پیوست ارسال کنیم به چه صورت عمل میکنیم؟

جهت ارسال فایل بصورت پیوست همراه با ارجاع مسیر زیر را طی کنید:

انتخاب گیرنده (کارمند-گروه کارمندیشخصی /گیرنده های مرتبط) /شرح پاراف ارجاع/ استفاده از گزینه «پیوست»/ انتخاب نوع گیرنده (اصل-رونوشت-رونوشت مخفی)

       12.  Hotlistشخصی در پنجره ارجاع به چه مفهومی می باشد؟

 تنها یکی ازگروه های کارمندی (ترجیحاً گروهی که دارای تعداد افرادی است که نامه نگاری بیشتری با آنهادارید) را می توان hotlist  کردکه با انتخاب آن در پنجره ارجاع افراد آن گروه کارمندی hotlist  شده را به طور جداگانه نشان خواهد داد.

 همچنین یک گروهکارمندی Hotlist  شده از قسمت گروه کارمندی شخصی در پنجره ارجاع به طور دسته جمعی(همانند یک گروه کارمندی معمولی) نیز قابل انتخاب است.

     جهت Hotlistکردن یک گروه مسیر زیر را طی کنید:

    منوی شخصی / گروه کارمندی شخصی / انتخاب گروه کارمندی مورد نظر / کلیک روی گزینه hotlist

*نکته : در صورت نداشتن Hotlistدر هنگام ارجاع گزینه hotlistنمایش داده نمی شود.

        13.  کاربرد کلید حذف در پنجره ارجاع چیست؟

 کاربرد آن دو مورد می باشد :

 1- هنگامی که در صفحه ارجاع هستید در صورتی کهاز ارجاع به شخصی منصرف شدید ویا شخصی را به اشتباه انتخاب کرده اید.

2-پس از ارجاع دادن نامه در صورت مشاهده نشدن نامه توسط گیرنده می توانید با انتخاب نامه در کارتابل نامه های  ارجاع داده شده  گیرنده مورد نظر را حذف نمایید.

 

© تمامی حقوق این سایت متعلق به دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی، درمانی شهید بهشتی می باشد.(V 1.1)

تاریخ آخرین بروز رسانی:1394/10/15